A) Name und Kontaktdaten des Verantwortlichen sowie Vertreter

Adresse:          Verbio SE, Thura Mark 18, 06780 Zörbig
Vertreter:         Claus Sauter (Vorstandsvorsitzender)
Telefon:           +49 (0) 341 308530-0
Fax:                 +49 (0) 341 308530-999
E-Mail:             info@verbio.de          
Website:          www.verbio.de

B) Kontaktdaten des Datenschutzbeauftragten

Adresse:          Verbio SE, Thura Mark 18, 06780 Zörbig
Name:              Daniela Sauter
Telefon:           +49 (0) 341 308530-295
Fax:                 +49 (0) 341 308530-999
E-Mail:             datenschutz@verbio.de
Website:          www.verbio.de

C) Zweck für die Verarbeitung personenbezogener Daten sowie Rechtsgrundlage für die Verarbeitung

Die personenbezogenen Daten, die Sie im Rahmen Ihrer Bewerbung an die Verbio SE und/oder ihre Tochtergesellschaften (im Folgenden gemeinschaftlich „Verbio“ genannt) übermitteln, können, sofern eine gesetzliche Grundlage gegeben ist, für die folgenden oder vergleichbare Zwecke verwendet werden:

1. die gewöhnlicherweise im Bewerbungsverfahren auftretenden Zwecke, z. B. die Bearbeitung der Bewerbung, die Kommunikation mit dem Bewerber, die Durchführung von Vorstellungsgesprächen, der Schluss des Arbeitsvertrages (Art. 6 Abs. 1 Buchst. b, f DSGVO);
2. die Durchführung von Hintergrundüberprüfungen des Bewerbers, insbesondere von Sanktionslistenscreenings unter Einbeziehung von EU-Sanktionslisten und Sanktionslisten von Staaten, mit denen Verbio geschäftlich verbunden ist (Art. 6 Abs. 1 Buchst. c, f DS‑GVO);
3. die Verbesserung der Bewerbungsprozesse (Art. 6 Abs. 1 Buchst. f). 

D) Empfänger oder Kategorien von Empfängern der personenbezogenen Daten

Die personenbezogenen Daten, die Sie im Rahmen Ihrer Bewerbung an die Verbio SE und/oder ihre Tochtergesellschaften (im Folgenden gemeinschaftlich „Verbio“ genannt) übermitteln, können, sofern eine gesetzliche Grundlage gegeben ist, an die folgenden Empfänger oder Kategorien von Empfängern übermittelt werden.

1. Verbio
Verbio ist eine global agierende Unternehmensgruppe. Sofern dies im Rahmen Ihrer Bewerbung erforderlich ist (Art. 6 Abs. 1 Buchst. b, c, f DS‑GVO), können Daten innerhalb der Verbio übermittelt werden, insbesondere an Tochtergesellschaften innerhalb und außerhalb des Landes, in dem Sie sich befinden.

2. Auftragsverarbeiter
Sofern erforderlich (Art. 6 Abs. 1 Buchst. b, c, f DS‑GVO), können Daten an Auftragsverarbeiter übermitteln, die dieselben im Auftrag der Verbio verarbeiten, insbesondere an solche innerhalb und außerhalb des Landes, in dem Sie sich befinden.
Verbio arbeitet dabei nur mit Auftragsverarbeitern zusammen, die hinreichend Garantien dafür bieten können, dass geeignete technische und organisatorische Maßnahmen durchgeführt werden, um die Verarbeitung im Einklang mit den Anforderungen der DS‑GVO und zum Schutz Ihrer Rechte zu gewährleisten (Art. 28 Abs. 1 DS‑GVO).

3. Dritte
Sofern erforderlich (Art. 6 Abs. 1 Buchst. b, c, f DS‑GVO), können Daten an sonstige Dritte übermittelt werden, wie etwa Behörden (z. B. Finanzämter oder Rentenkassen) oder Unternehmen (z. B. Versicherungen oder Krankenkassen).

4. Datenübermittlung an Drittstaaten
Für die Datenübermittlung an Staaten außerhalb der Europäischen Union und des Europäischen Wirtschaftsraums (Drittstaaten) gelten die allgemeinen Grundsätze der Datenübermittlung (Art. 44 ff. DS‑GVO).

E) Kategorien personenbezogener Daten

Im Rahmen Ihrer Bewerbung können personenbezogene Daten von Verbio erhoben und verarbeitet werden. Diese umfassen einschließlich die folgenden:

• Name, Anschrift, und Kontaktdaten;
• Daten zum akademischen und beruflichen Werdegang, z. B. Zeugnisse, Qualifikationen, universitäre und außeruniversitäre Aktivitäten, schulische und außerschulische Aktivitäten, Arbeitgeber sofern dies im Rahmen Ihrer Bewerbung erforderlich ist (Art. 6 Abs. 1 Buchst. b, f DS‑GVO);
• Geburtsdaten, Daten zu Alter, Geschlecht, Familienstand oder eingetragener Partnerschaft, Nationalität, Religionszugehörigkeit, Behinderung, anderen gesundheitlichen Hinweisen, sofern dies im Rahmen Ihrer Bewerbung erforderlich ist (Art. 6 Abs. 1 Buchst. b, f DS‑GVO);
• Ausweis-, Führerschein-, Reisepass- und Visumsdaten, Sozialversicherungsdaten, Bankdaten, sofern dies im Rahmen Ihrer Bewerbung erforderlich ist (Art. 6 Abs. 1 Buchst. b, f DS‑GVO);
• sonstige im Rahmen der Bewerbung oder im Bewerbungsprozess gemachte Angaben, z. B. Wunschgehalt.

F) Dauer der Speicherung/Festlegung der Kriterien für die Dauer

Personenbezogene Daten werden gelöscht, sobald das Bewerbungsverfahren oder das dem Bewerbungsverfahren folgende Vertragsverhältnis beendet wurde, sämtliche gegenseitigen Ansprüche erfüllt sind und keine anderweitigen gesetzlichen Aufbewahrungspflichten oder gesetzlichen Rechtfertigungsgründe für die Speicherung bestehen. Dabei kann es sich u.a. um Aufbewahrungspflichten aus dem Handelsgesetzbuch und der Abgabenordnung handeln. In der Regel beträgt die Löschfrist bis zu 11 Jahre, abhängig vom Fristbeginn. Die festgelegten Kriterien für die Dauer der Speicherung sind dem Löschkonzept zu entnehmen. 

G) Betroffenenrechte

1. Auskunftsrecht nach Art. 15 DS-GVO, § 30 BDSG und § 34 BDSG;
2. Berichtigungsrecht nach Art. 16 DS-GVO;
3. Löschrecht nach Art. 17 DS-GVO und § 35 BDSG;
4. Recht auf Einschränkung der Verarbeitung nach Art. 18 DS-GVO und § 35 BDSG;
5. Widerspruchsrecht nach Art. 21 DS-GVO und § 36 BDSG;
6. Recht auf Datenübertragbarkeit nach Art. 20 DS-GVO;
7. Widerrufsrecht nach Art. 13 Abs. 2 Buchst. c und Art. 14 Abs. 2 Buchst. d DS-GVO, sofern die Verarbeitung auf Grundlage der Einwilligung nach Art. 6 Abs. 1 Buchst. a oder Art. 9 Abs. 2 DS-GVO erfolgt. Die Rechtmäßigkeit der Verarbeitung bleibt bis zum Widerruf bleibt unberührt;
8. Beschwerderecht bei Aufsichtsbehörde nach Art. 13 Abs. 2 Buchst. d) und Art. 14 Abs. 2 Buchst. e) DS-GVO.

H) Erforderlichkeit der Bereitstellung

Im Rahmen von Vertrags- (insbesondere Beschäftigungs-)Verhältnissen müssen diejenigen personenbezogenen Daten bereitgestellt werden, die für die Vertragsanbahnung (vorvertraglicher Maßnahmen), -abwicklung (Begründung, Durchführung und Beendigung) erforderlich sind oder zu deren Erhebung wir gesetzlich verpflichtet sind. die Bereitstellung ist somit verpflichtend für dieses Verhältnis. Ohne diese personenbezogenen Daten können wir den Vertrag nicht abschließen.

I) Datenquelle

Die personenbezogenen Daten stammen vom jeweiligen Bewerber. Sofern öffentlich zugänglich, stammen personenbezogene Daten auch aus öffentlichen Quellen, wie bspw. Schuldnerverzeichnissen, Grundbüchern, Handels- und Vereinsregistern, der Presse und dem Internet. Zudem nutzen wir personenbezogene Daten, die von verbundenen Unternehmen stammen.

A)        identity and contact details of the controller / controller’s representative

Address:     Verbio SE, Thura Mark 18, 06780 Zörbig
Represent.: Claus Sauter (CEO)
Phone:        +49 (0) 341 308530-0
Fax:            +49 (0) 341 308530-999
E-mail:        info@verbio.de
Website:     www.verbio.de

B)        Contact details of the data protection officer

Address:     Verbio SE, Thura Mark 18, 06780 Zörbig
Name:         Daniela Sauter
Phone:        +49 (0) 341 308530-295
Fax:            +49 (0) 341 308530-999
E-mail:        datenschutz@verbio.de
Website:     www.verbio.de

C) Purpose for the processing of personal data and legal basis for processing

The personal data that you submit to Verbio SE and/or its subsidiaries (hereinafter jointly referred to as “Verbio”) as part of your application may be used for the following or similar purposes, provided there is a legal basis:

1. the purposes usually arising in the application process, e.g. processing the application, communicating with the applicant, conducting interviews, concluding the employment contract (Art. 6 (1) (b), (f) GDPR)
2. conducting background checks on the applicant, in particular sanctions list screenings including EU sanctions lists and sanctions lists of countries with which Verbio has business relations (Art. 6 (1) (c), (f) GDPR)
3. the improvement of application processes (Art. 6 para. 1 letter f).

D) Recipients or categories of recipients of the personal data

The personal data that you provide to Verbio SE and/or its subsidiaries (hereinafter jointly referred to as “Verbio”) as part of your application may be transferred to the following recipients or categories of recipients, provided there is a legal basis for this.

1. Verbio
Verbio is a globally operating group of companies. If this is necessary in the context of your application (Art. 6 para. 1 lit. b, c, f GDPR), data may be transferred within Verbio, in particular to subsidiaries within and outside the country in which you are located.

2. processors
If necessary (Art. 6 (1) (b), (c), (f) GDPR), data may be transferred to processors who process the same on behalf of Verbio, in particular to processors inside and outside the country in which you are located.
Verbio only works with processors who can provide sufficient guarantees that appropriate technical and organizational measures will be implemented to ensure processing in accordance with the requirements of the GDPR and to protect your rights (Art. 28 para. 1 GDPR). 

3. third parties
If necessary (Art. 6 (1) (b), (c), (f) GDPR), data may be transferred to other third parties, such as authorities (e.g. tax offices or pension funds) or companies (e.g. insurance companies or health insurance funds). 

4. data transfer to third countries
The general principles of data transfer (Art. 44 ff. GDPR) apply to data transfer to countries outside the European Union and the European Economic Area (third countries).

E) Categories of personal data

As part of your application, Verbio may collect and process personal data. These include the following:

• Name, address, and contact details;
• Data on academic and professional background, e.g. certificates, qualifications, university and non-university activities, school and extracurricular activities, employer if this is necessary in the context of your application (Art. 6 para. 1 letter b, f GDPR);
• Dates of birth, data on age, gender, marital status or registered partnership, nationality, religious affiliation, disability, other health information, if this is necessary in the context of your application (Art. 6 para. 1 letter b, f GDPR);
• ID card, driving license, passport and visa data, social security data, bank data, insofar as this is necessary in the context of your application (Art. 6 para. 1 letter b, f GDPR);
• other information provided as part of the application or in the application process, e.g. desired salary.

F) Duration of storage/determination of the criteria for the duration

Personal data will be deleted as soon as the application process or the contractual relationship following the application process has ended, all mutual claims have been fulfilled and there are no other statutory retention obligations or statutory justifications for storage. These may include retention obligations under the German Commercial Code and the German Fiscal Code. As a rule, the deletion period is up to 11 years, depending on the start of the period. The specified criteria for the duration of storage can be found in the deletion concept.

G) Rights of data subjects

1. right to information according to Art. 15 GDPR, § 30 BDSG and § 34 BDSG;
2. right to rectification according to Art. 16 GDPR;
3. right to erasure according to Art. 17 GDPR and § 35 BDSG;
4. right to restriction of processing according to Art. 18 GDPR and § 35 BDSG;
5. right to object according to Art. 21 GDPR and § 36 BDSG;
6. right to data portability pursuant to Art. 20 GDPR;
7. right of revocation according to Art. 13 para. 2 lit. c and Art. 14 para. 2 letter d GDPR, provided that the processing is based on consent pursuant to Art. 6 para. 1 letter a or Art. 9 para. 2 GDPR. The lawfulness of the processing remains unaffected until revocation;
8. right of appeal to the supervisory authority pursuant to Art. 13 para. 2 letter d) and Art. 14 para. 2 letter e) GDPR.

H) Necessity of the provision

In the context of contractual (in particular employment) relationships, the personal data must be provided that is necessary for the initiation (pre-contractual measures) and execution (establishment, implementation and termination) of the contract or that we are legally obliged to collect. the provision is therefore mandatory for this relationship. We cannot conclude the contract without this personal data.

I) Data source

The personal data originates from the respective applicant. If publicly accessible, personal data also comes from public sources, such as debtor directories, land registers, commercial and association registers, the press and the Internet. We also use personal data that originates from affiliated companies.